AFDELING P&O
Zoeken naar verbinding
Hoe kan het Service Bureau (SB) de medewerkers in het primaire proces nog beter ondersteunen? Die vraag houdt ook de collega’s van Personeel & Organisatie (P&O) bezig. ‘Het gaat al best goed, maar bij complexe vragen hebben we nog wel een slag te maken.’
Locatie Service Bureau, Wormer Datum maandag 23 augustus 2021 Op de foto van links naar rechts Joan Hoffman, Carine Hoek, Katinka Fritz, Suus Noordermeer, Noor van de Hulsbeek Niet op de foto Ans Sintenie, Sanne van den Broek, Tineke Calonaci, Sharon van Leeuwen
hybride
Van het hybride vergaderen zijn ze niet zo. Vandaar dat alle teamleden die niet op vakantie zijn elkaar vandaag gewoon live treffen voor de tweewekelijkse teamvergadering. Maar hybride wérken, dat gaat prima. Zelfs beter dan verwacht, vindt een van hen. Toch is het wel jammer dat niet iedereen altijd op dezelfde dag op kantoor is. Zo mis je de verbinding. Zoals een collega stelt: ‘Ik zie de mensen van ICT vaker dan mijn eigen afdeling.’ Voor het betere teamgevoel blijkt het hybride werken dus wat minder ideaal.
klantgedachte
In 2018 introduceerde bestuurder Annemarie van Dalen het kompas. Voor de P&O’ers veranderde dat hun werk niet wezenlijk: vanuit de klantgedachte waren zij al kritisch op hun eigen werk. ‘In ons brede overleg keken we binnen de thema’s en onderwerpen altijd al of processen beter of anders konden.’ Het kompas heeft daar nu woorden aan gegeven en heeft de collega’s bewuster gemaakt. Bijvoorbeeld van het feit dat wat voor de één werkt, niet per se voor de ander hoeft te werken.
samenwerken
Net als andere diensten aan het SB denken ook de collega’s van P&O na hoe ze de medewerkers op de locaties nog beter kunnen ondersteunen. Dit om onder meer te voorkomen dat mensen met vragen van het kastje naar de muur worden gestuurd. Terwijl het antwoord soms is dat je vragen met z’n tweeën moet oplossen. Meer samenwerken is daarom het devies.
bereikbaarheid
Om dezelfde reden heeft het team recentelijk gewerkt aan de bereikbaarheid. Op sommige dagen was de bezetting laag en dan bleek het lastig om iemand van P&O te pakken te krijgen. Het team werkt al een tijdje met de Hipper app, waarin ze kunnen aangeven wie er beschikbaar is. De app blijft dan als een soort telefooncentrale net zolang doorschakelen tot er iemand opneemt. Helemaal vlekkeloos loopt dat nog niet. Het team gaat met andere SB-afdelingen bekijken hoe ze de app slimmer kunnen gebruiken en de bereikbaarheid nog verder kunnen verbeteren.
kippenvelmomentje
Zoals dat bij veel organisaties het geval is, is ook bij Odion soms een wij-zij verhouding merkbaar waar het gaat om het SB en de locaties, ervaren de P&O’ers. Heel zwart/wit gesteld is het beeld van de locaties dat zij op hun eilandjes weinig binding voelen met de rest van de organisatie én met het SB. Terwijl iedereen zijn steentje bijdraagt aan het zelfde doel, waar je ook werkt. ‘Ik had toevallig van de week zo’n kippenvelmomentje waarbij ik het gevoel kreeg dat ik echt iets kon betekenen in het leven van een cliënt’, vertelt een van de P&O’ers. ‘Dat gevoel gun je iedereen.’ Het is simpel: als één radertje niet werkt, dan functioneert het geheel niet meer. Alle collega’s hebben elkaar gewoon nodig. Dus meer verbinding zou mooi zijn.
Als één radertje niet werkt, dan functioneert het geheel niet meer.
jaarplan
Een echte teamfocus, zoals collega’s op de locaties die formuleren, heeft het P&O-team niet. Wel ligt er een jaarplan waarin de activiteiten staan benoemd waarop het team zich gaat richten – naast het doorlopende werk van bijvoorbeeld de instroom van nieuwe medewerkers en het verwerken en uitbetalen van de salarissen. Een aantal belangrijke punten in het plan komt direct voort uit het kompas, zoals de aandacht voor diversiteit en het stimuleren van persoonlijke ontwikkeling en veerkracht. Andere onderwerpen staan al langer in het plan, omdat ze deel uitmaken van een langetermijnbenadering. Daarbij kun je denken aan het terugdringen van het verzuim en bijdragen aan een oplossing voor personeelstekorten nu en in de toekomst o.a. door werving van nieuwe collega’s en contractuitbreiding.
schakel
Het begrip ‘zelforganisatie’ is ook bij de afdeling P&O actueel. Twee personeelsadviseurs vallen sinds enige tijd onder de Managers Zorg Arne Theunissen en Ageeth Erkamp, de overige teamleden onder Manager P&O Ans Sintenie. Het zijn geen sturende leidinggevenden, maar zij fungeren meer als een schakel tussen de afdeling en het Management Team. Voor de adviseurs heeft de verandering als voordeel dat ze nu dichter bij de teams op de locaties staan en op die manier beter weten wat daar speelt. Nadeel is – daar is het weer – dat de verbinding met het eigen team daardoor wat minder is. Wat een van de adviseurs ook jammer vindt, is dat het werken in koppels is verdwenen. Hierdoor had je regelmatig contact om dingen af te stemmen. ‘Dat mis ik.’ Toch zijn de collega’s best tevreden over hun functioneren als team. ‘Op individueel niveau werken we prima en weten we elkaar goed te vinden’, stelt een van hen. ‘Maar als team – en waar het gaat om het verbinding maken met de medewerkers op de locaties – valt er nog wel wat winst te behalen.’ Na enig overleg komt het rapportcijfer uit op een ruime zeven. ‘We zijn eigenlijk best goed bezig.’
